Rēķinu elektroniskā sagatavošana un izsūtīšana

Arvien vairāk uzņēmumu rēķinus sagatavo elektroniski un nosūta klientiem pa e-pastu. Zalktī to var izdarīt ar vienu komandpogas klikšķi.

1. Teksts par elektronisku sagatavošanu rēķinā

Elektroniski sagatavotam rēķinam parasti pievieno frāzi, piemēram:

• „Rēķins ir sagatavots elektroniski un ir derīgs bez paraksta”

Lai šo tekstu pievienotu rēķina izdrukai:

1. Atveriet rēķina ievades formu.
2. Apakšā pa labi nospiediet komandpogu „Uzstādījumi”.
3. Ierakstiet tekstu parakstu daļā vai rēķina apakšdaļas teksta laukā.

Teksts turpmāk parādīsies visās rēķinu izdrukās.

2. E-pasta uzstādījumi

Pirms pirmās sūtīšanas jānorāda e-pasta servera uzstādījumi. Tos atver tāpat — rēķina ievades formā ar komandpogu „Uzstādījumi”.

Zalktim vajadzīga e-pasta adrese, no kuras tiks sūtīti rēķini. Varat izmantot savu esošo adresi vai izveidot atsevišķu adresi tieši rēķinu sūtīšanai.

Rēķins Caur rēķina ievades formas komandpogas “Uzstādijumi” var iestatīt e-pasta servera uzstādījumus. Lai Zalktis sūtītu rēķinus, ir nepieciešams jūsu e-pasta adrese, kuru atvēlēsiet Zalktij rēķinu izsūtīšanai. Tā var būt atsevišķa e-pasta adrese, vai arī var izmantot esošo jūsu e-pasta adresi. Sekojoša bildē ir redzama e-pasta uzstādījumu aizpildes lauki:

Zemāk ir biežāk lietoto e-pasta pakalpojumu uzstādījumi. Ņemiet vērā — pakalpojumu sniedzēji tos laiku pa laikam maina. Ja izmantojat sava uzņēmuma e-pasta serveri, uzstādījumus vaicājiet savam datorsistēmu administratoram.

Gmail (gmail.com)

Ja saņemat autorizācijas kļūdu, Google kontā jāizveido lietotnes parole (App Password) un jāievada tā Zalktī paroles vietā. Papildu informācija:

• https://support.google.com/accounts/answer/6010255?hl=lv
• https://support.google.com/mail/answer/14257?hl=lv

Ja Google bloķē sūtīšanu, var noderēt: https://accounts.google.com/DisplayUnlockCaptcha

Outlook (outlook.lv, outlook.com)

Atsevišķiem Outlook lietotājiem šāda pieeja var būt atslēgta — tad tiek prasīta OAuth2 autorizācija, kura Zalktī pagaidām nav pieejama.

inbox.lv

SMTP parole jāizveido inbox.lv iestatījumos — tā nav jūsu parastā pieteikšanās parole. Norādes:

• https://help.inbox.lv/category/37/question/190
• https://help.inbox.lv/category/10200/question/10159

Ierobežojums: bezmaksas inbox.lv kontam atļauts sūtīt ne vairāk kā 5 vēstules minūtē un 15 vēstules stundā.

Microsoft 365 (outlook.office.com)

3. Rēķina nosūtīšana

Kad uzstādījumi ir saglabāti, rēķinu pēc sagatavošanas var nosūtīt klientam ar vienu komandpogas klikšķi. Katrai vēstulei automātiski tiek pievienots rēķins divos formātos — PDF.

(Attēls: rēķina nosūtīšanas komandpoga)

4. Pavadvēstules teksta noformēšana

Vēstules pavadtekstā var lietot HTML tagus, lai izceltu tekstu:

Pavadvēstules paraugs

<html>

<h2>Sveicināti!</h2>

<p>Pielikumā pievienoju rēķinu PDF formātā.</p>

<br />

<p>Ar cieņu,</p>

<p>Jānis Bērziņš</p>

<p>SIA "AABBAAA" grāmatvedis</p>

<p>Tālrunis 000000121</p>

<a href="http://www.aabbaaa.lv">AABBAAA</a>

</html>

5. Iespējamās problēmas

Gmail saņēmējs nesaņem vēstuli. Ir bijuši gadījumi, kad Gmail serveris noraida vēstuli ar paziņojumu „This message was blocked because its content presents a potential security issue” (kods 552-5.7.0). Tas var notikt, ja pavadtekstā ir ierakstītas e-pasta adreses vai tālruņa numuri. Šādā gadījumā iesakām tos no pavadteksta izņemt. (Papildināts 09.01.2019.)